Invoice, Packing List dùng để làm gì? Vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu bạn cần biết
Trong hoạt động xuất nhập khẩu và vận chuyển quốc tế, Invoice (Hóa đơn thương mại) và Packing List (Phiếu đóng gói) là hai loại chứng từ gần như bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều cá nhân, shop online hoặc doanh nghiệp mới vẫn chưa hiểu rõ: Invoice và Packing List dùng để làm gì, khác nhau ở điểm nào và thiếu một trong hai sẽ gặp rủi ro gì?
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ, đúng bản chất và tránh những sai sót tốn kém khi gửi hàng quốc tế.
Invoice là gì?
Invoice (Commercial Invoice) là hóa đơn thương mại do người bán phát hành cho người mua, thể hiện giá trị giao dịch của lô hàng.
Đây là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu, được sử dụng để:
-
Khai báo hải quan
-
Tính thuế, phí
-
Chứng minh giá trị hàng hóa
Nói đơn giản, Invoice cho biết bạn đang bán gì – bán cho ai – giá bao nhiêu.
Nội dung chính của Invoice
Một Invoice hợp lệ thường bao gồm:
-
Thông tin người bán (Exporter)
-
Thông tin người mua (Importer)
-
Mô tả hàng hóa (tên hàng, chất liệu, công dụng)
-
Số lượng, đơn giá, tổng giá trị
-
Điều kiện giao hàng (Incoterms)
-
Điều kiện thanh toán
-
Ngày phát hành, số Invoice
Giá trị trên Invoice là căn cứ chính để hải quan tính thuế.
Packing List là gì?
Packing List (Phiếu đóng gói) là chứng từ mô tả cách hàng hóa được đóng gói thực tế trong lô hàng.
Nếu Invoice nói về giá trị, thì Packing List nói về kết cấu, số kiện và trọng lượng hàng.
Packing List thường không thể hiện giá tiền, nhưng lại rất quan trọng trong khâu:
-
Kiểm tra hàng hóa
-
Vận chuyển
-
Bốc xếp
-
Đối chiếu thực tế khi thông quan
Nội dung chính của Packing List
Một Packing List tiêu chuẩn thường gồm:
-
Thông tin người gửi – người nhận
-
Số kiện hàng (cartons, boxes, pallets…)
-
Trọng lượng tịnh (Net Weight)
-
Trọng lượng cả bì (Gross Weight)
-
Kích thước từng kiện
-
Cách sắp xếp hàng hóa
Packing List giúp hãng vận chuyển và hải quan kiểm soát chính xác lô hàng.
Invoice và Packing List dùng để làm gì trong thực tế?
Dùng để khai báo hải quan
Cả Invoice và Packing List đều được nộp khi làm thủ tục hải quan xuất – nhập khẩu.
-
Invoice: xác định giá trị hàng hóa
-
Packing List: xác định khối lượng và cấu trúc lô hàng
Dùng để tính thuế và phí
Hải quan căn cứ Invoice để:
-
Tính thuế nhập khẩu
-
Thuế VAT
-
Các loại phí liên quan
Nếu khai sai Invoice, người gửi có thể bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính.
Dùng để kiểm tra hàng hóa thực tế
Khi hàng bị kiểm tra, hải quan sẽ đối chiếu:
-
Thông tin trên Invoice
-
Cách đóng gói trên Packing List
-
Hàng hóa thực tế
Chỉ cần sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hàng bị giữ lại.
Sự khác nhau giữa Invoice và Packing List
Nhiều người nhầm lẫn hai chứng từ này là một, nhưng thực tế chúng bổ trợ cho nhau:
-
Invoice tập trung vào giá trị và giao dịch thương mại
-
Packing List tập trung vào đóng gói và vận chuyển
Invoice có giá tiền – Packing List thì không nhất thiết.
Invoice dùng cho thuế – Packing List dùng cho kiểm tra thực tế.
Thiếu Invoice hoặc Packing List có sao không?
Câu trả lời là: Rất rủi ro.
Nếu thiếu Invoice:
-
Không khai được giá trị hàng
-
Không tính được thuế
-
Hàng dễ bị giữ hoặc trả về
Nếu thiếu Packing List:
-
Khó kiểm tra hàng
-
Dễ phát sinh chi phí lưu kho
-
Dễ bị yêu cầu bổ sung chứng từ
Trong nhiều trường hợp, thiếu Packing List vẫn có thể xử lý, nhưng thiếu Invoice gần như không thể thông quan.
Những lỗi thường gặp khi làm Invoice & Packing List
Người mới gửi hàng quốc tế thường gặp các lỗi sau:
-
Mô tả hàng hóa quá chung chung
-
Số lượng trên Invoice không khớp Packing List
-
Trọng lượng sai lệch so với thực tế
-
Ghi sai thông tin người nhận
-
Dùng sai loại Invoice (Commercial vs Proforma)
Những lỗi này có thể khiến:
-
Hàng bị giữ
-
Phát sinh phí
-
Giao hàng chậm
Cá nhân, shop online có cần Invoice & Packing List không?
Câu trả lời là CÓ.
Ngay cả khi:
-
Gửi quà tặng
-
Gửi hàng mẫu
-
Gửi hàng bán online số lượng nhỏ
Vẫn cần Invoice và Packing List (có thể là Invoice giá trị thấp), để đảm bảo thông quan hợp pháp.
Kết luận: Hiểu đúng Invoice và Packing List để gửi hàng an toàn
Invoice và Packing List không chỉ là giấy tờ hình thức, mà là xương sống của toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Hiểu đúng – làm đúng hai chứng từ này sẽ giúp bạn:
-
Tránh rủi ro pháp lý
-
Hạn chế chi phí phát sinh
-
Gửi hàng quốc tế nhanh và an toàn hơn
Nếu bạn là người mới, đừng xem nhẹ bước chuẩn bị chứng từ bởi sai một dòng giấy có thể mất cả lô hàng.
Xem thêm:
Hướng dẫn xuất khẩu hàng qua cửa khẩu An Giang chi tiết từ A–Z
Dịch Vụ Book Tải Hàng Không Linh Kiện Ô Tô Từ Ấn Độ Về Việt Nam Nhanh Chóng – An Toàn – Tiết Kiệm
