Vì sao hàng bị trả về nước gửi? Các nguyên nhân phổ biến
Hàng bị trả về nước gửi (return to origin) là tình huống không người gửi nào mong muốn khi sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh, freight hàng không hay đường biển. Không chỉ làm tăng chi phí, việc này còn kéo dài timeline giao nhận, ảnh hưởng quan hệ với khách hàng và uy tín của doanh nghiệp. Vậy đâu là những nguyên nhân chính khiến một kiện hàng quốc tế không thể phát thành công và buộc phải hoàn ngược về Việt Nam?
1. Người nhận từ chối nhận hàng
Đây là lý do phổ biến nhất với các kiện đi theo hình thức express:
-
Người nhận không đồng ý mức thuế và phụ phí do hải quan áp;
-
Thông tin mua bán giữa hai bên chưa thống nhất;
-
Kiện hàng không đúng mô tả ban đầu.
Khi người nhận ký xác nhận từ chối, hãng vận chuyển gần như không còn lựa chọn nào khác ngoài việc chuyển hoàn. Nhiều người gửi chỉ nhìn vào cước chính mà quên rằng phí hoàn về thường tương đương, thậm chí cao hơn chiều đi.
2. Khai sai hoặc thiếu thông tin trên invoice
Hải quan các nước kiểm tra rất chặt giữa nội dung thực tế và chứng từ. Kiện hàng có thể bị trả về nếu:
-
Thiếu hóa đơn thương mại (commercial invoice);
-
Mô tả không rõ ràng: ghi chung chung “gift”, “goods”, “accessories”;
-
Khai giá trị quá thấp so với mặt hàng máy móc, linh kiện.
Việc khai báo không nhất quán giữa invoice và packing list khiến hệ thống đánh giá rủi ro cao, dẫn tới lệnh trả ngược về nước gửi.
3. Hàng thuộc nhóm cấm nhập khẩu
Mỗi thị trường có danh mục cấm khác nhau. Một số nhóm thường gặp:
-
Sản phẩm có pin lithium không đóng theo chuẩn IATA;
-
Chất lỏng dễ cháy, hóa chất không có MSDS;
-
Thực phẩm tươi, thuốc, mỹ phẩm cần giấy phép chuyên ngành.
Người gửi hay nhầm giữa “được xuất khỏi Việt Nam” và “được nhập vào nước đến”. Chỉ cần vi phạm quy định địa phương, kiện express hoặc air cargo sẽ bị hoàn ngay tại sân bay.
4. Đóng gói không đạt chuẩn
Quãng đường dài với nhiều lần handling tại hub làm kiện hàng dễ hư hỏng. Các lỗi đóng gói dẫn tới trả về gồm:
-
Thùng carton cũ, rách, không chịu lực;
-
Không bọc chống rò rỉ đối với chai lọ;
-
Kiện máy móc nặng nhưng không có mút chống sốc.
Khi hàng bị vỡ hoặc rò chất lỏng, hãng vận chuyển có quyền đánh giá “không đủ điều kiện khai thác” và chuyển hoàn để bảo đảm an toàn chuyến bay.
5. Sai địa chỉ hoặc không liên hệ được người nhận
Với express economy, chỉ một chi tiết nhỏ cũng đủ làm kiện bị quay đầu:
-
Thiếu số nhà, mã bưu chính, bang/tỉnh;
-
Số điện thoại không chính xác;
-
Người nhận chuyển chỗ ở.
Hãng đã nhiều lần phát nhưng thất bại sẽ áp quy trình hoàn về nước gửi và thu thêm phí đổi địa chỉ.
6. Chậm đứng tên thông quan
Nhiều tuyến freight yêu cầu người nhận phải trực tiếp đứng tên làm thủ tục. Kiện có thể bị trả về nếu:
-
Không có giấy ủy quyền cho đại lý hải quan;
-
Người nhận không nộp thuế đúng hạn;
-
Quá thời gian lưu tại kho cargo.
Storage fee tăng theo ngày khiến hãng ưu tiên phương án hoàn ngược về origin.
7. Lỗi liên quan phụ phí và thanh toán
Một số nguyên nhân tài chính thường bị bỏ sót:
-
Không thanh toán phụ phí vùng xa;
-
Kiện thu hộ COD nhưng người nhận không đồng ý;
-
Tranh chấp ai chịu local charge nước đến.
Khi cơ chế thanh toán không rõ ràng, rủi ro return rất cao dù kiện hoàn toàn hợp pháp.
8. Nguyên nhân trong gửi đường biển
Sea freight cũng có tỷ lệ hoàn nhất định:
-
Khai sai chủng loại dẫn tới không phát được D/O;
-
Lô hàng máy móc bị over weight so với giới hạn cảng;
-
Thiếu chứng từ kiểm dịch gỗ pallet.
Các tuyến đi đảo, xa mainland thường khó xử lý hơn và dễ bị hoàn về origin.
9. Ảnh hưởng khi kiện hàng bị trả
-
Đội chi phí gấp 2 lần: chiều đi + chiều hoàn;
-
Mất cơ hội kinh doanh do trễ tiến độ;
-
Phải khai báo xuất nhập lại từ đầu.
Vì vậy kiểm soát nguyên nhân return là mục tiêu quan trọng của mọi người làm logistics quốc tế.
10. Cách hạn chế rủi ro bị trả về
-
Mô tả chi tiết trên invoice: tên máy móc, công dụng, vật liệu.
-
Dùng thùng mới, chèn lót chuẩn cho kiện >30 kg.
-
Kiểm tra hàng có pin, chất lỏng phải theo IATA DG.
-
Thống nhất trước với người nhận về thuế và phụ phí.
-
Ghi đầy đủ postcode, số điện thoại, email liên hệ.
Làm đúng ngay từ đầu giúp giảm tới 90% nguy cơ chuyển hoàn.
11. FAQ SEO
Ghi “gift” có an toàn không? – Chỉ ổn với kiện cá nhân giá trị thấp.
Fuel có làm hàng bị trả? – Không trực tiếp nhưng ảnh hưởng tổng phí.
Economy khác express? – Cơ chế phát tương tự, vẫn có return.
Có cần người nhận đứng tên thông quan? – Tùy nước và loại hình.
12. Kết luận
Một kiện hàng quốc tế bị trả về nước gửi thường xuất phát từ chuỗi nguyên nhân: người nhận từ chối, khai báo sai invoice, hàng cấm nhập, đóng gói không đạt chuẩn hoặc chậm thông quan. Dù dùng dịch vụ express, economy hay freight hàng không, việc hiểu rõ các khoản phụ phí và quy định hải quan địa phương là yếu tố then chốt để kiện đến tay người nhận đúng timeline và không phát sinh truy thu.
Xem thêm:
Gửi hàng quốc tế có cần người nhận đứng tên thông quan không?
Gửi hàng quốc tế có được hoàn tiền nếu giao trễ không?
