CÁC THUẬT NGỮ CẦN BIẾT KHI GỬI HÀNG ĐI NƯỚC NGOÀI
Gửi hàng đi nước ngoài ngày càng phổ biến nhờ nhu cầu thương mại quốc tế, xuất khẩu cá nhân và dịch vụ chuyển phát quốc tế phát triển mạnh. Tuy nhiên, để quá trình gửi hàng diễn ra nhanh chóng – an toàn – đúng quy định, người gửi cần hiểu rõ những thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực logistics và vận chuyển quốc tế. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá các thuật ngữ cần biết khi gửi hàng đi nước ngoài, giúp bạn tự tin xử lý mọi thủ tục và tránh những sai sót không đáng có.
Tracking Number (Mã theo dõi hàng hóa)
Tracking number là mã số duy nhất được cấp cho mỗi kiện hàng quốc tế. Mã này giúp người gửi và người nhận theo dõi hành trình kiện hàng theo thời gian thực thông qua website hãng vận chuyển.
Ví dụ: UPS, FedEx, DHL đều sử dụng mã tracking 10–15 ký tự.
Việc nắm rõ tracking number giúp bạn:
-
Kiểm tra kiện hàng đang ở đâu
-
Biết dự kiến thời gian đến
-
Xử lý nhanh nếu đơn hàng gặp vấn đề
Invoice (Hóa đơn thương mại)
Invoice là chứng từ quan trọng khi gửi hàng đi nước ngoài. Nội dung thường gồm:
-
Tên hàng hóa
-
Số lượng
-
Giá trị kiện hàng
-
Thông tin người gửi – người nhận
Đây là giấy tờ để hải quan kiểm tra và xác định thuế, vì vậy người gửi cần kê khai chính xác, tránh mọi sai sót gây chậm trễ thông quan.
Packing List (Phiếu đóng gói)
Packing List mô tả chi tiết cách đóng gói hàng:
-
Khối lượng
-
Số kiện
-
Quy cách đóng thùng
-
Thành phần bên trong
Đây là tài liệu giúp hãng vận chuyển và hải quan kiểm soát hàng hóa tốt hơn, đặc biệt đối với những kiện hàng gồm nhiều sản phẩm khác nhau.
Customs Declaration (Tờ khai hải quan)
Đây là tờ khai bắt buộc khi gửi hàng ra nước ngoài.
Nội dung bao gồm:
-
Loại hàng
-
Giá trị
-
Mục đích gửi (kinh doanh, biếu tặng…)
-
Xuất xứ hàng hóa
Việc khai đúng – đủ thông tin giúp quy trình thông quan diễn ra nhanh chóng và giảm rủi ro bị giữ hàng hoặc phạt hành chính.
Prohibited Items (Hàng hóa cấm gửi)
Mỗi quốc gia sẽ có danh sách hàng hóa cấm nhập khẩu. Ví dụ:
-
Vũ khí
-
Thuốc lá
-
Chất dễ cháy nổ
-
Một số sản phẩm động vật – thực vật
Trước khi gửi hàng, người gửi phải kiểm tra danh sách cấm để tránh bị giữ hàng hoặc tiêu hủy. Đây là thuật ngữ quan trọng khi tìm hiểu các thuật ngữ cần biết khi gửi hàng đi nước ngoài.
Restricted Items (Hàng hóa hạn chế)
Ngoài hàng cấm, còn có những mặt hàng bị hạn chế, chỉ được nhập khẩu khi có giấy phép.
Ví dụ:
-
Thực phẩm khô
-
Mỹ phẩm
-
Dược phẩm
-
Thiết bị điện tử có pin
Nếu người gửi không cung cấp đủ chứng từ, hàng có thể bị kiểm tra, phạt thuế cao hoặc trả về.
Transit Time (Thời gian vận chuyển)
Transit time là thời gian từ khi hàng được hãng vận chuyển nhận cho đến khi đến địa chỉ người nhận.
Tùy vào loại dịch vụ:
-
Chuyển phát nhanh: 3–5 ngày
-
Chuyển phát tiết kiệm: 7–14 ngày
-
Gửi theo đường biển: 20–40 ngày
Biết rõ transit time giúp bạn lựa chọn dịch vụ phù hợp theo nhu cầu.
Dimensional Weight (Cân nặng quy đổi – trọng lượng thể tích)
Trong vận chuyển quốc tế, giá cước được tính theo:
-
Trọng lượng thực (kg)
-
Trọng lượng quy đổi (dựa vào kích thước thùng)
Hãng vận chuyển sẽ tính theo số nào lớn hơn.
Công thức quy đổi phổ biến:
Dài × Rộng × Cao / 5000
Đây là thuật ngữ rất quan trọng giúp người gửi tính cước chính xác và tối ưu kích thước đóng gói.
Delivery Attempt (Lần phát hàng)
Nếu người nhận không có mặt, hãng vận chuyển sẽ phát hàng thêm 1–3 lần tùy chính sách.
Nếu giao nhiều lần không thành công, hàng có thể bị:
-
Chuyển về kho
-
Yêu cầu người nhận đến lấy
-
Trả lại người gửi
Import Tax / Duty (Thuế nhập khẩu)
Thuế nhập khẩu do nước người nhận quy định, không phải phí của hãng vận chuyển.
Người gửi cần:
-
Kê khai đúng giá trị
-
Tránh khai thấp để né thuế vì dễ bị giữ hàng
-
Thông báo trước cho người nhận để chủ động xử lý
KẾT LUẬN
Việc nắm rõ các thuật ngữ cần biết khi gửi hàng đi nước ngoài sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quy trình gửi hàng, giảm thời gian xử lý và hạn chế rủi ro liên quan đến hải quan, thuế và vận chuyển. Đặc biệt, khi thị trường logistic quốc tế ngày càng phát triển, hiểu đúng – làm đúng là chìa khóa giúp bạn gửi hàng an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Xem thêm:
Các loại giấy tờ kiểm dịch bắt buộc khi xuất khẩu thực phẩm sang Philippines
Các phương pháp đóng gói hàng hóa quốc tế đảm bảo an toàn
