LOGISTICS LEAD TIME LÀ GÌ? 7 YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THỜI GIAN GIAO HÀNG

Trong logistics, thời gian giao hàng là một trong những yếu tố được doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất.

Một lô hàng có thể được vận chuyển bằng đường bộ, đường biển, đường hàng không hoặc kết hợp nhiều phương thức. Tuy nhiên, thời gian từ lúc hàng được tiếp nhận đến khi giao cho người nhận không chỉ phụ thuộc vào phương tiện vận chuyển.

Quá trình này còn liên quan đến đóng gói, kho bãi, phân loại, chứng từ, thông quan, trung chuyển và giao hàng cuối cùng.
Vậy logistics lead time là gì? Những yếu tố nào có thể làm một lô hàng giao nhanh hoặc chậm?

Logistics Lead Time là gì?

Logistics lead time có thể hiểu đơn giản là khoảng thời gian cần thiết để hàng hóa hoàn thành một hành trình logistics.

Tùy từng loại dịch vụ, thời gian này có thể được tính từ lúc doanh nghiệp xác nhận đơn hàng, tiếp nhận hàng hoặc bắt đầu vận chuyển cho đến khi hàng được giao đến địa điểm cuối cùng.

Một hành trình logistics có thể bao gồm:

Tiếp nhận hàng → Đóng gói → Phân loại → Lưu kho → Vận chuyển → Trung chuyển → Thông quan → Giao hàng.

Không phải lô hàng nào cũng đi qua tất cả các bước trên.

Tuy nhiên, mỗi bước đều có thể ảnh hưởng đến tổng thời gian giao hàng.

1. Khoảng cách vận chuyển

Khoảng cách là một trong những yếu tố dễ nhận thấy nhất. Một kiện hàng được gửi trong cùng thành phố thường có thời gian giao khác với hàng vận chuyển giữa hai quốc gia.

Ví dụ, một lô hàng từ Việt Nam sang Singapore có thể có hành trình ngắn hơn một lô hàng đi châu Âu.

Tuy nhiên, khoảng cách không phải yếu tố duy nhất. Một tuyến đường dài nhưng có lịch vận chuyển ổn định đôi khi vẫn có thể có thời gian giao hàng tốt hơn một tuyến ngắn nhưng phải qua nhiều điểm trung chuyển.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xem xét toàn bộ hành trình, thay vì chỉ nhìn vào khoảng cách.

2. Phương thức vận chuyển

Phương thức vận chuyển cũng ảnh hưởng trực tiếp đến lead time.

Đường bộ

Phù hợp với các tuyến nội địa hoặc khoảng cách không quá xa.

Đường biển

Thường được sử dụng cho hàng hóa có số lượng lớn và các tuyến quốc tế.

Đường hàng không

Phù hợp với hàng cần giao nhanh hoặc có giá trị cao.

Đường sắt

Có thể được sử dụng cho một số tuyến vận chuyển đường dài. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa chi phí và thời gian khi lựa chọn phương thức vận tải.

3. Thời gian xử lý tại kho

Hàng hóa không phải lúc nào cũng được vận chuyển ngay sau khi đến kho. Nhân viên có thể cần kiểm tra, cân đo, phân loại, đóng gói và tạo mã vận đơn trước khi hàng tiếp tục hành trình.

Nếu lượng hàng tăng cao, thời gian xử lý tại kho cũng có thể kéo dài. Đây là lý do việc tổ chức kho hàng hiệu quả có thể góp phần cải thiện thời gian giao hàng.

4. Đóng gói và chuẩn bị hàng hóa

Đóng gói cũng có ảnh hưởng đến quá trình logistics.

Hàng hóa được chuẩn bị đầy đủ và đúng quy cách sẽ giúp quá trình tiếp nhận thuận lợi hơn.

Ngược lại, nếu kiện hàng cần đóng gói lại hoặc thông tin trên kiện hàng chưa đầy đủ, lô hàng có thể phải xử lý thêm trước khi vận chuyển.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Tên hàng hóa
• Số lượng
• Trọng lượng
• Kích thước
• Thông tin người gửi
• Thông tin người nhận
• Quy cách đóng gói
• Chứng từ cần thiết

Việc chuẩn bị chính xác ngay từ đầu giúp hạn chế những bước xử lý không cần thiết.

Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về cách giảm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển, có thể tham khảo bài viết 5 yếu tố quan trọng giúp tối ưu chi phí logistics cho doanh nghiệp trên An Giang Logistics.

5. Thủ tục và chứng từ

Đối với hàng hóa quốc tế, chứng từ là một phần quan trọng của quá trình vận chuyển. Một số lô hàng có thể cần hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn hoặc các giấy tờ liên quan.

Nếu thông tin không chính xác, doanh nghiệp có thể phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ. Điều này có thể làm tăng thời gian xử lý.
Vì vậy, việc kiểm tra chứng từ trước khi hàng được vận chuyển là rất cần thiết.

6. Thông quan và kiểm tra hàng hóa

Đối với hàng xuất nhập khẩu, quá trình thông quan có thể ảnh hưởng đến lead time.

Thời gian xử lý phụ thuộc vào loại hàng, hồ sơ và yêu cầu của từng thị trường.

Một số lô hàng có thể được xử lý nhanh.

Một số lô hàng khác có thể cần kiểm tra thêm trước khi tiếp tục hành trình.

Doanh nghiệp vì vậy cần tìm hiểu yêu cầu của thị trường đích trước khi gửi hàng.

7. Khâu giao hàng cuối cùng

Ngay cả khi hàng đã đến quốc gia hoặc thành phố đích, hành trình logistics vẫn chưa kết thúc.

Hàng có thể cần được chuyển từ:

Cảng → Kho trung chuyển → Kho phân phối → Xe giao hàng → Người nhận.

Đây được gọi là last-mile delivery.

Đây cũng là một trong những giai đoạn dễ phát sinh vấn đề như sai địa chỉ, không liên hệ được người nhận hoặc thời gian giao hàng không phù hợp. Do đó, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin người nhận chính xác và lựa chọn phương án giao hàng phù hợp.

Làm thế nào để rút ngắn Logistics Lead Time?

Doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp đơn giản.

Chuẩn bị hàng sớm

Không nên chờ đến sát thời gian vận chuyển mới đóng gói và chuẩn bị chứng từ.

Kiểm tra thông tin

Kiểm tra kỹ tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước và địa chỉ.

Chọn phương thức phù hợp

Không phải lúc nào vận chuyển nhanh nhất cũng là lựa chọn tốt nhất. Doanh nghiệp cần cân bằng giữa thời gian và chi phí.

Theo dõi hành trình

Tracking giúp doanh nghiệp biết hàng đang ở đâu và phát hiện sớm các vấn đề.

Làm việc với đơn vị logistics phù hợp

Một đơn vị logistics có quy trình rõ ràng có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong vận chuyển, kho bãi và các thủ tục liên quan.

Logistics Lead Time và Customer Experience

Thời gian giao hàng không chỉ liên quan đến hoạt động vận chuyển.

Nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Nếu hàng giao đúng thời gian, khách hàng sẽ dễ chủ động hơn trong việc nhận hàng và sử dụng sản phẩm.

Ngược lại, việc giao hàng chậm có thể làm phát sinh khiếu nại, chi phí xử lý và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Đặc biệt với thương mại điện tử, tốc độ giao hàng ngày càng trở thành một phần quan trọng của dịch vụ khách hàng.

Kết luận

Logistics lead time là một chỉ số quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Thời gian giao hàng không chỉ phụ thuộc vào khoảng cách.

Nó còn chịu ảnh hưởng bởi phương thức vận chuyển, kho bãi, đóng gói, chứng từ, thông quan, trung chuyển và giao hàng cuối cùng.

Doanh nghiệp muốn cải thiện lead time cần nhìn vào toàn bộ hành trình của hàng hóa.

Khi từng khâu được chuẩn bị tốt, hàng hóa có thể được xử lý nhanh hơn và hạn chế những thời gian chờ không cần thiết.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến những hoạt động xảy ra sau khi hàng đã được giao. Với hàng đổi trả, hàng lỗi hoặc hàng cần thu hồi, quy trình vận chuyển ngược cũng đóng vai trò quan trọng. Có thể tìm hiểu thêm qua bài Reverse Logistics: How It Helps Reduce Costs and Waste từ Cần Thơ Logistics.