Thời gian vận chuyển hàng hóa có cố định không?
Khi gửi hàng quốc tế, doanh nghiệp thường quan tâm đến thời gian giao hàng. Đây là yếu tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch kinh doanh.
Tuy nhiên, thời gian vận chuyển không phải lúc nào cũng cố định. Một lô hàng có thể trải qua nhiều bước trước khi đến tay người nhận.
Quy trình thường gồm:
- Nhận và kiểm tra hàng.
- Đóng gói và tập kết.
- Vận chuyển đến cảng hoặc sân bay.
- Làm thủ tục hải quan.
- Xếp hàng lên phương tiện.
- Vận chuyển quốc tế.
- Làm thủ tục tại nước đến.
- Giao hàng đến địa chỉ cuối cùng.
Chỉ cần một khâu phát sinh vấn đề, thời gian giao hàng cũng có thể thay đổi.
Vì vậy, doanh nghiệp nên hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ. Từ đó, kế hoạch vận chuyển sẽ chủ động và hiệu quả hơn.
1. Phương thức vận chuyển
Phương thức vận chuyển có ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng.
Với hàng cần giao nhanh, đường hàng không thường là lựa chọn phù hợp. Phương thức này có thời gian vận chuyển ngắn hơn.
Trong khi đó, đường biển phù hợp với hàng có khối lượng lớn. Đây cũng là lựa chọn phổ biến khi doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí.
Ngoài ra, hàng hóa còn có thể đi bằng đường bộ hoặc đường sắt. Một số lô hàng sử dụng kết hợp nhiều phương thức. Đây được gọi là vận tải đa phương thức.
Doanh nghiệp nên cân nhắc ba yếu tố chính:
- Thời gian giao hàng.
- Đặc điểm và khối lượng hàng.
- Ngân sách vận chuyển.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chọn phương án phù hợp thay vì chỉ tập trung vào tốc độ.
2. Lịch tàu và thời gian khởi hành
Đối với hàng đi biển, ETD (Estimated Time of Departure) là thông tin rất quan trọng.
ETD cho biết thời gian dự kiến tàu khởi hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến cut-off.
Nếu hàng không kịp cut-off, lô hàng có thể phải chuyển sang chuyến tàu tiếp theo. Khi đó, thời gian giao hàng sẽ kéo dài.
Trước khi booking, doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Lịch ETD.
- Thời gian cut-off.
- Tình trạng space.
- Cảng đi và cảng đến.
- Transit time.
- Điều kiện của hãng tàu.
Đặc biệt, nên kiểm tra lịch tàu sớm đối với những lô hàng có thời hạn giao hàng cụ thể.
3. Chứng từ và thủ tục hải quan
Chứng từ là một phần quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Nếu hồ sơ thiếu hoặc có thông tin chưa chính xác, hàng có thể phải bổ sung hoặc điều chỉnh. Điều này làm ảnh hưởng đến tiến độ vận chuyển.
Một số chứng từ thường gặp gồm:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Bill of Lading.
- Tờ khai hải quan.
- Chứng từ chuyên ngành nếu có.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tên hàng, số lượng, trọng lượng và mã HS.
Chuẩn bị chứng từ sớm là một cách đơn giản để hạn chế phát sinh trong quá trình thông quan.
4. Đóng gói và tình trạng hàng hóa
Đóng gói không chỉ giúp bảo vệ hàng hóa. Nó còn hỗ trợ quá trình vận chuyển và xử lý hàng.
Nếu kiện hàng không được đóng gói đúng cách, doanh nghiệp có thể phải xử lý lại trước khi vận chuyển.
Bên cạnh đó, kích thước và trọng lượng cũng cần được xác định chính xác. Thông tin này ảnh hưởng đến việc bố trí hàng và tính toán chi phí.
Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị hàng theo đúng yêu cầu của từng phương thức vận chuyển.
Một kiện hàng được chuẩn bị tốt sẽ giúp quá trình tiếp nhận và vận chuyển thuận lợi hơn.
5. Kho bãi và điểm trung chuyển
Hàng hóa quốc tế thường không đi thẳng từ người gửi đến người nhận.
Trong hành trình, hàng có thể đi qua nhiều địa điểm. Ví dụ như kho tập kết, kho trung chuyển, cảng biển hoặc sân bay.
Nếu lượng hàng tăng cao, các điểm này có thể bị quá tải. Khi đó, thời gian xử lý cũng có thể kéo dài.
Doanh nghiệp vì thế nên chủ động theo dõi tình trạng hàng. Đồng thời, kế hoạch nhận và giao hàng cũng cần được chuẩn bị từ sớm.
Để hiểu thêm về việc theo dõi hàng hóa trong chuỗi cung ứng, doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết “Logistics Visibility là gì? Cách theo dõi hàng hóa trong chuỗi cung ứng” trên /angianglogistics.com/van-tai-quoc-te/van-tai-duong-hang-khong/
6. Thời tiết và tình trạng khai thác
Một số yếu tố nằm ngoài khả năng kiểm soát của doanh nghiệp.
Ví dụ, thời tiết xấu có thể ảnh hưởng đến hoạt động khai thác cảng và vận chuyển. Tình trạng ùn tắc cũng có thể làm thay đổi lịch trình.
Ngoài ra, lịch khai thác của cảng hoặc phương tiện có thể được điều chỉnh.
Do đó, transit time chỉ mang tính dự kiến. Doanh nghiệp không nên xem đây là thời gian giao hàng cố định trong mọi trường hợp.
Với những lô hàng quan trọng, nên có thêm thời gian dự phòng.
7. Chặng giao hàng cuối cùng
Hàng đến cảng chưa có nghĩa là hành trình đã kết thúc.
Sau khi cập cảng, hàng vẫn cần được xử lý và giao đến địa chỉ cuối cùng.
Quy trình có thể gồm:
Cảng → thông quan → kho → vận chuyển nội địa → người nhận.
Đây là last mile, hay còn gọi là chặng giao hàng cuối.
Khoảng cách từ cảng đến địa chỉ nhận cũng ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Ngoài ra, giao thông và khả năng điều phối phương tiện cũng là những yếu tố cần tính đến.
Vì vậy, doanh nghiệp nên phân biệt giữa transit time và tổng thời gian giao hàng.
Làm thế nào để hạn chế giao hàng chậm?
Doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện một số việc sau:
Thứ nhất, chuẩn bị hàng và booking sớm.
Thứ hai, kiểm tra chứng từ trước khi giao hàng.
Thứ ba, xác nhận ETD và cut-off với đơn vị vận chuyển.
Thứ tư, kiểm tra space trước khi booking.
Thứ năm, theo dõi hành trình của lô hàng.
Cuối cùng, nên có thời gian dự phòng cho những lô hàng quan trọng.
Những bước này không loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Tuy nhiên, chúng giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi có thay đổi.
Chủ động theo dõi giúp logistics hiệu quả hơn
Logistics hiện nay không chỉ là đưa hàng từ điểm A đến điểm B.
Doanh nghiệp còn cần biết hàng đang ở đâu. Đồng thời, doanh nghiệp cần nắm được tình trạng xử lý và thời gian dự kiến hàng đến.
Khả năng theo dõi tốt giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý kho. Đây cũng là cơ sở để điều chỉnh kế hoạch sản xuất và giao hàng.
Bên cạnh đó, ngành logistics đang hướng đến việc tối ưu chi phí và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn. Logistics xanh cũng trở thành một xu hướng được nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết liên quan về /canthologistics.com/https-canthologistic-com-gui-tom-kho/ để tìm hiểu thêm về chủ đề này.
Kết luận
Thời gian vận chuyển hàng hóa quốc tế phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó có phương thức vận tải, lịch tàu, chứng từ, hải quan, kho bãi, thời tiết và chặng giao hàng cuối.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến số ngày vận chuyển.
Thay vào đó, cần nhìn vào toàn bộ hành trình của lô hàng.
Khi chuẩn bị hàng sớm, kiểm tra chứng từ, theo dõi lịch tàu và chủ động cập nhật hành trình, doanh nghiệp sẽ dễ kiểm soát tiến độ hơn.
Đây cũng là cách giúp hoạt động logistics ổn định, tiết kiệm và hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế.
