Empty Return là gì?
Trong vận tải biển, container không chỉ được sử dụng để vận chuyển hàng hóa. Sau khi hàng được đưa về kho và dỡ hết, container vẫn phải được trả lại cho hãng tàu.
Quá trình này được gọi là Empty Return, hay còn gọi là trả container rỗng.
Đây là một bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu. Nếu trả container sai địa điểm hoặc quá thời hạn, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí.
Vì vậy, doanh nghiệp cần biết rõ nơi trả container, thời hạn trả và các yêu cầu của hãng tàu trước khi sắp xếp xe.
Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến Empty Return?
Sau khi nhận container từ cảng, doanh nghiệp thường đưa hàng về kho để dỡ hàng. Khi hoàn tất, container rỗng cần được vận chuyển đến đúng depot hoặc địa điểm do hãng tàu chỉ định.
Nếu container được trả đúng thời gian, doanh nghiệp có thể hạn chế các khoản phí phát sinh.
Ngược lại, nếu container bị giữ quá lâu, doanh nghiệp có thể phải trả phí detention. Khoản phí này thường được tính khi container đã được lấy ra khỏi cảng nhưng chưa được trả lại trong thời gian miễn phí.
Đối với doanh nghiệp có nhiều container nhập khẩu, việc theo dõi thời hạn trả container càng quan trọng. Chỉ cần chậm vài ngày, chi phí logistics của lô hàng có thể tăng đáng kể.
Empty Return khác gì Demurrage và Detention?
Ba thuật ngữ Empty Return, Demurrage và Detention thường xuất hiện trong quá trình vận chuyển container. Tuy nhiên, chúng có ý nghĩa khác nhau.
Empty Return là việc trả container rỗng về đúng địa điểm mà hãng tàu yêu cầu.
Demurrage thường liên quan đến thời gian container nằm tại cảng hoặc terminal vượt quá thời gian miễn phí.
Detention thường liên quan đến thời gian container đã được lấy ra khỏi cảng nhưng chưa được trả lại cho hãng tàu.
Có thể hiểu đơn giản:
- Container nằm tại cảng quá thời gian miễn phí → có thể phát sinh Demurrage.
- Container đã lấy ra khỏi cảng nhưng trả muộn → có thể phát sinh Detention.
- Đưa container rỗng về đúng nơi được chỉ định → hoàn tất Empty Return.
Thời gian miễn phí và mức phí có thể khác nhau tùy hãng tàu, tuyến vận chuyển, loại container và điều kiện của từng lô hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra thông tin cụ thể trước khi nhận container.
Quy trình Empty Return gồm những bước nào?
1. Kiểm tra địa điểm trả container
Trước khi đưa container về depot, doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin từ hãng tàu.
Không nên tự chọn depot chỉ vì địa điểm đó gần kho.
Mỗi hãng tàu có thể chỉ định những depot khác nhau. Địa điểm nhận container cũng có thể thay đổi theo từng thời điểm.
2. Kiểm tra thời gian Free Time
Free Time là khoảng thời gian doanh nghiệp được sử dụng container mà chưa phát sinh một số khoản phí liên quan đến thời gian giữ container.
Doanh nghiệp cần biết chính xác ngày bắt đầu và ngày kết thúc Free Time.
Việc kiểm tra sớm giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp lịch dỡ hàng và trả container.
3. Dỡ hết hàng khỏi container
Sau khi hàng được đưa ra khỏi container, doanh nghiệp cần kiểm tra bên trong container.
Không nên để lại:
- Hàng hóa.
- Pallet.
- Vật liệu chèn lót.
- Rác hoặc bao bì.
- Các vật dụng khác.
Container cần được bàn giao theo yêu cầu của hãng tàu hoặc depot.
4. Kiểm tra tình trạng container
Trước khi trả, doanh nghiệp nên kiểm tra sơ bộ tình trạng container.
Một số vấn đề cần chú ý gồm:
- Container có bị móp hoặc thủng không?
- Cửa container có đóng mở bình thường không?
- Sàn container có hư hỏng không?
- Bên trong có còn hàng hoặc rác không?
Việc kiểm tra trước giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề sớm và có cơ sở đối chiếu khi cần thiết.
5. Sắp xếp xe trả container
Sau khi xác định được depot và thời hạn trả, doanh nghiệp cần bố trí xe đầu kéo phù hợp.
Việc đặt xe sớm giúp hạn chế tình trạng thiếu xe hoặc phải chờ lâu tại kho.
Đây cũng là vấn đề liên quan đến xe chạy rỗng trong logistics. Khi container được đưa về depot mà không có hàng, phương tiện phải thực hiện một chiều vận chuyển không tạo ra doanh thu trực tiếp.
Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về vấn đề này qua bài viết Xe chạy rỗng trong logistics là gì?.
6. Lưu lại xác nhận trả container
Sau khi depot nhận container, doanh nghiệp nên lưu lại các chứng từ liên quan.
Có thể bao gồm:
- Phiếu giao nhận.
- Biên bản bàn giao.
- Xác nhận trả container.
- Thời gian container được tiếp nhận.
Những thông tin này rất hữu ích nếu sau đó xảy ra chênh lệch về thời gian trả container.
Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi trả container
Trả container sai depot
Đây là lỗi khá phổ biến.Doanh nghiệp không nên tự đưa container đến depot gần nhất. Cần kiểm tra đúng địa điểm mà hãng tàu chỉ định.
Không theo dõi thời hạn trả
Nếu không theo dõi Free Time, doanh nghiệp có thể vô tình trả container quá hạn. Khi đó, phí detention có thể phát sinh.
Không kiểm tra container trước khi trả
Container còn hàng, rác hoặc có vấn đề về tình trạng có thể khiến quá trình bàn giao gặp khó khăn. Do đó, kiểm tra container trước khi trả là bước không nên bỏ qua.
Không lưu bằng chứng bàn giao
Nếu không có xác nhận rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi đối chiếu thời gian trả container với hãng tàu.
Checklist Empty Return dành cho doanh nghiệp
Trước khi trả container, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist đơn giản sau:
☑ Kiểm tra số container.
☑ Kiểm tra số seal.
☑ Xác nhận depot trả container.
☑ Kiểm tra Free Time.
☑ Xác định thời hạn trả.
☑ Dỡ sạch hàng hóa khỏi container.
☑ Kiểm tra tình trạng container.
☑ Đặt xe đầu kéo.
☑ Đưa container đến đúng depot.
☑ Lưu lại xác nhận bàn giao.
Checklist này giúp nhân viên logistics hạn chế bỏ sót thông tin quan trọng. Đặc biệt, với doanh nghiệp có nhiều container cùng lúc, việc chuẩn hóa quy trình sẽ giúp quản lý dễ dàng hơn.
Làm thế nào để hạn chế chi phí khi trả container?
Để giảm nguy cơ phát sinh chi phí, doanh nghiệp nên theo dõi container ngay từ khi nhận hàng.
Không nên chờ đến khi gần hết Free Time mới bắt đầu tìm xe hoặc kiểm tra địa điểm trả.
Một quy trình đơn giản có thể thực hiện như sau:
Nhận thông tin container → Kiểm tra Free Time → Lập kế hoạch dỡ hàng → Xác nhận depot → Đặt xe → Trả container → Lưu xác nhận.
Cách làm này giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình vận hành.
Đồng thời, việc phối hợp giữa bộ phận logistics, kho hàng và đơn vị vận tải cũng cần được thực hiện thống nhất. Khi các bên nắm rõ thời hạn trả container, nguy cơ chậm trả sẽ được giảm xuống.
Kết luận
Empty Return là quá trình trả container rỗng về đúng depot hoặc địa điểm được hãng tàu chỉ định sau khi hàng hóa đã được dỡ khỏi container.
Đây là một bước tưởng như đơn giản nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí logistics.
Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý ba yếu tố: đúng địa điểm, đúng thời hạn và có xác nhận bàn giao.
Việc kiểm soát tốt Empty Return không chỉ giúp hạn chế phí detention mà còn giúp doanh nghiệp quản lý vận tải biển hiệu quả hơn.
Để tìm hiểu thêm các kiến thức liên quan đến logistics và tối ưu hoạt động vận chuyển, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết /canthologistics.com/gui-thu-cung-tu-ha-noi-ve-can-tho-chi-7-tieng/ tại Cần Thơ Logistics.
