SI trong xuất nhập khẩu là gì?
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, bên cạnh hợp đồng, invoice, packing list hay tờ khai hải quan, Shipping Instruction (SI) cũng là một nội dung quan trọng đối với các lô hàng vận chuyển quốc tế, đặc biệt là hàng hóa vận chuyển bằng đường biển.
SI là viết tắt của Shipping Instruction, có thể hiểu là hướng dẫn vận chuyển do người gửi hàng (Shipper) cung cấp cho hãng tàu hoặc công ty giao nhận (Forwarder). Thông tin trên SI được sử dụng làm cơ sở để đơn vị vận chuyển chuẩn bị và phát hành Bill of Lading (B/L).
Nói một cách đơn giản, nếu Booking cho biết doanh nghiệp đã đặt chỗ vận chuyển như thế nào thì SI cung cấp thông tin chi tiết để hãng tàu hoặc Forwarder biết cần thể hiện những gì trên vận đơn.
Vì vậy, chỉ một sai sót nhỏ về tên doanh nghiệp, địa chỉ, cảng đến, mô tả hàng hóa hoặc số lượng cũng có thể khiến doanh nghiệp phải chỉnh sửa chứng từ và phát sinh thêm thời gian, chi phí.
Shipping Instruction có vai trò gì?
SI giữ vai trò kết nối giữa thông tin thực tế của lô hàng và chứng từ vận tải. Sau khi nhận được SI, hãng tàu hoặc Forwarder có thể dựa vào đó để lập Draft Bill of Lading gửi cho khách hàng kiểm tra trước khi phát hành vận đơn chính thức.
Một Shipping Instruction được chuẩn bị đầy đủ giúp:
- Cung cấp thông tin chính xác cho hãng tàu hoặc Forwarder.
- Hạn chế sai sót trên Bill of Lading.
- Giúp các bên thống nhất thông tin của lô hàng.
- Hỗ trợ quá trình kiểm tra chứng từ trước khi phát hành B/L.
- Hạn chế việc phải chỉnh sửa vận đơn sau khi phát hành.
- Giúp quá trình giao nhận và làm thủ tục xuất nhập khẩu thuận lợi hơn.
Trong thực tế, mỗi hãng tàu hoặc Forwarder có thể sử dụng mẫu SI khác nhau. Tuy nhiên, các nhóm thông tin cơ bản thường tương đối giống nhau.
Một Shipping Instruction thường gồm những thông tin gì?
Tùy từng tuyến vận chuyển, loại hàng và yêu cầu của hãng tàu, mẫu SI có thể khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị những nhóm thông tin sau:
1. Thông tin Booking
Đầu tiên cần kiểm tra thông tin booking của lô hàng, chẳng hạn:
- Booking Number.
- Tên hãng tàu hoặc Forwarder.
- Tên tàu và số chuyến.
- Cảng xếp hàng (POL).
- Cảng dỡ hàng (POD).
- Loại hình vận chuyển.
- Số lượng và loại container nếu là hàng FCL.
Việc đối chiếu SI với Booking giúp hạn chế trường hợp khai sai chuyến tàu, cảng hoặc thông tin container.
2. Thông tin Shipper
Shipper là người gửi hàng hoặc bên xuất khẩu. Thông tin cần kiểm tra có thể bao gồm:
- Tên doanh nghiệp.
- Địa chỉ.
- Thông tin liên hệ.
- Mã số doanh nghiệp hoặc thông tin liên quan nếu hãng tàu yêu cầu.
Tên và địa chỉ nên được đối chiếu với chứng từ thương mại và thông tin đã thống nhất với đối tác.
3. Thông tin Consignee và Notify Party
Đây là nhóm thông tin đặc biệt quan trọng trên vận đơn.
Consignee là người nhận hàng được thể hiện trên B/L. Notify Party là bên được thông báo khi hàng đến, tùy theo yêu cầu của giao dịch và chứng từ.
Cần kiểm tra kỹ:
- Tên công ty.
- Địa chỉ.
- Email hoặc số điện thoại nếu cần.
- Thông tin liên hệ tại nước nhập khẩu.
Không nên tự ý viết tắt tên doanh nghiệp nếu chưa được xác nhận, vì điều này có thể gây khác biệt giữa SI và các chứng từ liên quan.
4. Thông tin chi tiết về hàng hóa
Đây là phần cần được kiểm tra cẩn thận trước khi gửi SI.
Một số nội dung thường gặp gồm:
- Tên hoặc mô tả hàng hóa.
- Số lượng kiện.
- Loại bao bì.
- Gross Weight.
- Net Weight.
- CBM.
- Container Number.
- Seal Number.
- HS Code nếu được yêu cầu.
- Thông tin đặc biệt về hàng hóa nếu có.
Phần mô tả hàng hóa nên thống nhất với các chứng từ khác của lô hàng. Việc sử dụng mô tả quá ngắn, quá khác biệt hoặc không phù hợp có thể khiến quá trình kiểm tra chứng từ mất thêm thời gian.
5. Thông tin cước và yêu cầu vận chuyển
Tùy từng mẫu SI, doanh nghiệp có thể phải cung cấp thêm thông tin liên quan đến:
- Freight Prepaid hoặc Freight Collect.
- Loại vận đơn.
- Số bản Original B/L nếu có.
- Sea Waybill hoặc Original Bill.
- Yêu cầu phát hành vận đơn.
- Các yêu cầu đặc biệt khác của khách hàng.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ yêu cầu của hãng tàu hoặc Forwarder trước khi hoàn thiện SI.
Hướng dẫn chuẩn bị Shipping Instruction từng bước
Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình đơn giản sau:
Bước 1: Kiểm tra Booking
Đối chiếu Booking Confirmation để lấy chính xác số booking, tàu, chuyến, cảng đi, cảng đến và thông tin container.
Bước 2: Chuẩn bị thông tin các bên
Lấy thông tin Shipper, Consignee và Notify Party từ hợp đồng, invoice hoặc thông tin đã được hai bên xác nhận.
Bước 3: Kiểm tra thông tin hàng hóa
Đối chiếu số kiện, loại bao bì, trọng lượng, thể tích và mô tả hàng hóa với Packing List và các chứng từ liên quan.
Bước 4: Điền SI theo mẫu của hãng tàu hoặc Forwarder
Không nên sử dụng một mẫu SI cho tất cả các lô hàng nếu hãng tàu hoặc Forwarder có biểu mẫu riêng.
Bước 5: Kiểm tra chéo
Đây là bước rất quan trọng. Có thể kiểm tra theo thứ tự:
Booking → Invoice → Packing List → SI → Draft B/L
Mục tiêu là đảm bảo các thông tin quan trọng không bị sai lệch giữa các chứng từ.
Bước 6: Gửi SI đúng thời hạn
Doanh nghiệp cần chú ý SI Cut-off, tức thời hạn gửi thông tin SI mà hãng tàu hoặc Forwarder yêu cầu. Việc gửi trễ có thể ảnh hưởng đến quá trình phát hành vận đơn và xử lý lô hàng.
Những lỗi thường gặp khi làm SI
Một số lỗi tưởng nhỏ nhưng khá dễ gặp trong thực tế gồm:
Sai tên hoặc địa chỉ Consignee: Đây là lỗi cần đặc biệt lưu ý vì thông tin trên vận đơn cần phù hợp với yêu cầu của giao dịch.
Sai số container hoặc số seal: Đặc biệt cần kiểm tra khi container đã được đóng hàng.
Sai trọng lượng hoặc số kiện: Thông tin trên SI nên được đối chiếu với Packing List và dữ liệu thực tế.
Sai cảng đi, cảng đến: Có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chứng từ và kế hoạch vận chuyển.
Mô tả hàng hóa không thống nhất: Nên kiểm tra sự phù hợp giữa SI, Invoice, Packing List và các chứng từ khác.
Gửi SI quá sát thời hạn: Khi phát hiện lỗi, doanh nghiệp sẽ có ít thời gian để chỉnh sửa.
Trong hoạt động logistics, việc kiểm soát chứng từ cũng quan trọng không kém việc theo dõi hàng hóa. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài viết Logistics là gì? Tìm hiểu quy trình vận chuyển hàng hóa để hiểu rõ hơn về các bước trong một quy trình logistics và cách chứng từ được kết nối với hoạt động vận chuyển.
Checklist kiểm tra SI trước khi gửi
Trước khi gửi Shipping Instruction cho hãng tàu hoặc Forwarder, có thể sử dụng checklist nhanh:
☑ Đúng số Booking.
☑ Đúng Shipper.
☑ Đúng Consignee.
☑ Đúng Notify Party.
☑ Đúng POL và POD.
☑ Đúng tên tàu và số chuyến.
☑ Đúng mô tả hàng hóa.
☑ Đúng số kiện và loại bao bì.
☑ Đúng Gross Weight/Net Weight/CBM.
☑ Đúng số container và seal.
☑ Đúng điều kiện cước.
☑ Đúng loại vận đơn.
☑ Đã kiểm tra SI Cut-off.
☑ Đã đối chiếu với Invoice và Packing List.
Kết luận
SI trong xuất nhập khẩu là một phần quan trọng trong quá trình chuẩn bị chứng từ vận chuyển. Shipping Instruction không đơn thuần là một biểu mẫu để điền thông tin mà còn là cơ sở để hãng tàu hoặc Forwarder chuẩn bị vận đơn cho lô hàng.
Một SI tốt cần đảm bảo đúng thông tin, đầy đủ nội dung, thống nhất với các chứng từ khác và được gửi đúng thời hạn. Đặc biệt, doanh nghiệp nên hình thành thói quen kiểm tra chéo SI với Booking, Invoice, Packing List trước khi gửi.
Đối với người mới làm xuất nhập khẩu, việc nắm rõ cách chuẩn bị SI sẽ giúp giảm đáng kể các lỗi chứng từ thường gặp và chủ động hơn trong quá trình phối hợp với hãng tàu, Forwarder và khách hàng.
Nếu bạn quan tâm đến việc chuẩn bị hàng trước khi vận chuyển quốc tế, có thể tham khảo thêm bài viết Hàng hóa cần chuẩn bị gì trước khi gửi hàng quốc tế? để có thêm thông tin thực tế về hàng hóa, chứng từ và các bước cần kiểm tra trước khi gửi.
